Une première approche: intégrer des données manuellement par groupe de travail
On retrouve cette approche quand des enseignants, de manière isolée, souhaitent travailler avec leurs étudiants/apprenants sur une plate-forme de formation en ligne. Les plate-formes permettent, en général, une inscription par les enseignants et/ou par les étudiants eux-mêmes. Ce sont souvent des projets pilotes qui préfigurent la mise en place d'un projet d'ecampus institutionnel.
Une deuxième approche: intégrer les données présentes dans les logiciels de gestion de l'enseignement
C'est le choix que nous avons fait à l'Université du Travail. L'ecampus de l'UT repose sur une intégration des données administratives pour accéder à l'espace privé d'un site web, qui contient la plate-forme Moodle, des valves numériques, un webmail, une série de ressources logicielles et pédagogiques. Les données administratives proviennent de 2 logiciels de gestion différents: un pour l'enseignement de promotion sociale (IPSMAPS, ISIPS) et un pour la haute école (HEPCUT), le seul point commun de ces logiciels étant qu'ils ont été développés en Access). Pour le reste, ils reflètent des réalités spécifiques à ces deux organisations d'enseignement dont l'ecampus tient compte. Cette orientation d'intégration des données adminstratives est intéressante lorsque l'on souhaite faire d'un ecampus un véritable projet d'établissement, càd un projet qui concerne l'ensemble de la communauté éducative (enseignant, étudiant et personnel non enseignant).
Les difficultés de travailler dans l'approche d'intégration des données administratives contenues dans les logiciels de gestion des établissements d'enseignement
Point de vue technique: Il est nécessaire de "faire parler" les outils de l'ecampus avec les extraits des banques de données se trouvant derrière les logiciels de gestion. Pour cela, il est nécessaire soit de bien connaître les logiciels de gestion, soit d'avoir une personne relais dans l'équipe qui veille au bon fonctionnement des logiciels de gestion et à la mise en place des mises à jour
Point de vue humain: Les données administratives sont encodées dans les secrétariats. Notre expérience à l'UT nous a montré qu'un secrétariat ne travaille pas nécessairement comme un autre et que ces différentes habitudes de travail vont avoir des répercussions sur les données reçues. S'il est impératif d'avoir une personne ressource côté logiciel de gestion, il est indispensable d'avoir une personne ressource côté secrétariat pour informer des habitudes de travail.
Point de vue technologique: Un ecampus est avant tout un espace virtuel de travail, càd un espace contenant différents utilitaires nécessaires au travail des différents utilisateurs. Il faut articuler ces logiciels utilitaires entre-eux et les informations puisées dans les logiciels de gestion doivent permettre de tout faire fonctionner. Ceci nécessite une grande part de développement informatique, qui ne sont pas spécialement triviaux.
Point de vue responsabilité: Dans une institution académique/scolaire, chaque personne a des responsabilités et des droits définis. Par exemple, les avis publiés sur les valves sont de la responsbilité des secrétariats (les enseignants ne peuvent pas publier d'avis sur les valves). Il est donc central de définir avec les secrétariats et directions quels sont les documents qui circulent dans l'institution et de définir les personnes responsables de leur diffusion.
Un préalable à toute mise en place: un travail avec les utilisateurs
On ne peut pas tout connaître. Un développeur dont la fonction est de mettre en place la solution logicielle ne connait pas le fonctionnement d'une école. A l'Université du Travail, la phase de préparation s'est faite avec les utilisateurs. Des cellules thématiques (aspects technique, administratif, pédagogique, développement) composées d'uitlisateurs ont aidés l'équipe ecampus à concevoir un produit en adéquation avec les besoins rencontrés. Le rôle de ses cellules évoluent avec l'état de développement du projet.
Nous espérons que ce partage d'expérience vous sera utile et vous aidera à débrousailler le terrain. Le maître mot, comme toujours, reste la communication avec tous les acteurs concernés et l'écoute de leurs besoins.
