Tout d'abord, qu'entend-on par valves numérique?
Il s'agit d'un espace d'information dont les contenus sont spécifiques à une série de personnes et accessible uniquement par les personnes concernées. Par exemple, les valves de la 1ère bachelier en sciences infirmières sont accessibles uniquement aux étudiants/apprenants inscrits dans cette année d'études et contient toutes les informations pratiques destinées à ce public particulier. Les valves enseignant ne sont consultables que par les enseignants et ne contiennent que des informations d'intérêt qui leur sont destinées.
Quelles solutions logicielles?
D'un point de vue logiciel, toute solution permettant d'éditer des articles ou des nouvelles liées à un groupe peut faire l'affaire. A l'UT, le choix s'est porté sur le logiciel Joomla. Joomla est un CMS (content management system) que nous avions à l'origine choisi pour développer les sites internet de nos établissements d'enseignements. L'ecampus est la partie "intranet" de chaque site internet de nos écoles et nécessite une authentification de l'utilisateur. L'accès n'est autorisé qu'aux personnes inscrites dans nos établissements et sur base de l'information contenue dans les banques de données des logiciels de gestion des différents secrétariats. Les valves, présentes dans l'ecampus, sont de trois types:
- des valves générales, accessible à tout utilisateur autorisé, contenant des informations officielles (ROI, décrêts...),
- des valves étudiants (contenant les informations relatives à une année d'études), accessibles aux étudiants de l'année d'études et à tous les enseignants et
- des valves enseignants, accessibles uniquement aux enseignants.
Pourquoi une seule solution logicielle unique pour les sites internet et pour les valves?
Nous avons développé l'ecampus sur un partage des responsabilités: l'équipe ecampus gère les aspects technique et technologique mais les contenus sont gérés par des éditeurs locaux. La même personne peut être amenée à gérer les contenus du site internet et des valves. Pour ne pas compliquer le travail de ces personnes ressources et développer les compétences locales, nous avons opté pour une solution unique. Cette solution permet une édition extrêment simplifiée en "front end" du logiciel et est utilisable par toute personne sachant utiliser un éditeur de texte.
Qui peut éditer les valves?
Dans les institutions de l'UT, les avis sont postés sur les valves physiques par les secrétariats après aval de la direction. En fonction des institutions, les habitudes sont différentes. Parfois, une seule personne est responsable de la diffusion de tous les avis, dans d'autres cas, une personne du secrétariat est responsable des avis d'une section. Il est donc nécessaire de bien connaître le fonctionnement d'un secrétariat pour donner les droits d'édition aux personnes concernées.
Quelle offre de formation?
Ne pas abandonner les personnes ressources est central pour les pousser à utiliser l'outil. Les personnes ressources sont formées en interne à l'édition dans l'eCampus de leur instituion. Si la formation à l'utilisation du logiciel Joomla est clairement un point central, il est nécessaire de proposer une offre de formations complémentaire, liée aux implications qui découlent de l'utilisation du numérique (les droits d'auteurs, les formats de documents...). L'Université du Travail s'est engagée dans cette direction en partenariat avec le centre de compétence Technofutur TIC.
Si l'ecampus engendre un surcroît de travail pour les enseignants dans la phase de démarrage, il en engendre un également pour les secrétariats. Il est donc important de les accompagner dans l'appropriation de l'outil d'une part (par des formations) mais aussi de bien comprendre leur méthode de travail pour pouvoir leur apporter un support rapide. Ne pas négliger les secrétariats, c'est donner un bon démarrage à son projet de e-campus.
