Nouveaux sites internet à la HEPCUT !

Eh oui, le printemps est synonyme de renouveau. La Haute Ecole Provinciale Charleroi Université du Travail (HEPCUT) a décidé de revoir son site internet et le site internet de ses catégories. Ceci a été le fruit d'un travail de collaboration entre l'équipe ecampus et les éditeurs de sites.

Notre expérience nous a montré que gérer un site internet n'est pas une chose aisée pour une institution scolaire.
Les problèmes rencontrés sont énormes :

• comment faire la mise en place du site?
• qui va s'occuper des mises à jour?
• comment récolter l'information?
• quel design?
• quelles compétences techniques?
• quels hébergeur? .

Quelques pistes à proposer ...

• D'abord et avant tout, faire le choix d'une solution technologique facile à utiliser pour les éditeurs de sites. Les éditeurs de sites sont souvent des administratifs (direction, secrétariat) ou des enseignants. S'ils doivent apprendre à coder pour arriver à éditer des contenus, cela va vite se révéler un travail laborieux. La solution d'un CMS simple à éditer mais permettant d'ajouter des outils multiples (formulaires, outil de recherche ...) est important.
• Identifier clairement la (les) personne(s) qui va (vont) gérer les contenus. Cette personne doit être présentée par la direction à l'ensemble de la communauté scolaire et bénéficier de la confiance de la direction de l'institution. Le problème auquel l'éditeur va être le plus souvent confronté est la recherche de l'information. Qui organise quoi, comment, quand, quelle personne contact? Autant de points difficiles à gérer pour l'éditeur (très souvent) bénévole. Il est donc central de l'aider à récolter l'information et d'acquérir des bonnes pratiques quant à l'information elle-même. Elle doit être complète, illustrée, synthétique... et attrayante.
• Analyser l'information et séparer l'information de type portail de l'information de vie de l'institution scolaire. A titre d'exemple, la HEPCUT est formée de 5 catégories,. Certaines informations sont communes à ces 5 catégories et généralistes. Elles doivent donc être sur le portail www.hepcut.be. D'autres informations sont spécifiques à l'établissement et doivent donc être sur le site de la catégorie. Cette démarche de catégorisation est importante car elle fixe le rôle de chaque site : un rôle institutionnel ou un rôle vie quotidienne de l'école.
• Un graphisme en intégration avec la communication globale de l'institution. Les visuels des sites ont été développés dans la charte graphique de la Haute Ecole et ont fait l'objet de stages d'étudiants.
• L'accompagnement des éditeurs de sites est central. L'équipe ecampus a accompagné tout le processus à la fois en termes technique (hébergement des sites, gestion des noms de domaines), technologiques (utilisation du CMS, déploiement des divers outils, résolution de problèmes ...) mais également en terme de communication, de suivi de projet. Ceci a été réalisé à travers la formation des éditeurs, par des permanences régulières en accès libre auxquelles peuvent se rendre les éditeurs, des rappels emails et téléphoniques pour les remotiver.
• L'accès à une connexion internet rapide et à portée de main pour l'éditeur. Si l'éditeur doit jongler entre des horaires d'accès d'une classe informatique pour aller poster des actualités sur le site de l'école, il va vite se décourager. S'il n'a pas un ordinateur propre (portable ou fixe) qui lui permet de travailler efficacement (redimensionnement d'images, accès internet, email...), le site ne sera maintenu longtemps à jour. Pour garantir l'accès à la connexion internet et à des ordinateurs, les éditeurs ont accès à l'Espace Public Numérique de la bibliothèque en accès privilégié lors des permanences ecampus ou hors permanence ,comme tout utilisateur de la bibliothèque. Certaines institutions ont aménagés également en local un "bureau" de travail pour les éditeurs.
• Eviter l'isolement de l'éditeur dans son rôle. Un site, on le construit mais aussi on le fait évoluer en permanence et cette évolution doit être le fruit d'une réflexion commune à tous les utilisateurs : étudiants, enseignants, direction, administratifs. Il est donc central que tous participent à l'évolution. Cette tâche doit être menée avec l'éditeur et ne doit pas être laissée à sa seule responsabilité.
• Mettre à disposition de ressources. Un centre de ressources a été créé pour aider nos éditeurs. Il y trouvent des astuces de présentation, des tutoriels filmés pour expliquer certaines manipulations (mettre une photo, attacher un document...), un Forum de discussion, ...

Créer un site internet dans une institution scolaire/académique se révèle beaucoup plus que la création d'un outil promotionnel, c'est aussi un outil de changement de pratique qui implique une grande collaboration entre tous les acteurs de l'institution. Il faut donc bien préparer sa mise en place et bien évaluer l'importance des divers problèmes éventuels pour pouvoir prendre les mesures qui s'imposent.

Visiter les sites des catégories de la HEPCUT :
-catégorie économique
-catégorie paramédicale
-catégorie pédagogique
-catégorie sociale
-catégorie technique, site de Charleroi et site de Tournai